I vantaggi di un sistema di rilevazione presenze 

Qualsiasi azienda che impieghi più di 5 dipendenti dovrebbe seriamente pensare ai vantaggi riconnessi all’uso di un sistema di rilevazione presenze per i lavoratori.

Per poter controllare il numero di impiegati presenti, le ore effettivamente lavorate, ma anche questioni come turni, assenze per malattie e permessi, part time, uscite anticipate, è sempre necessario tenere sotto controllo la situazione con un software per le presenze.

I sistemi di rilevazione delle presenze consistono in sistemi che permettono di tenere traccia dell’accesso e dell’orario di entrata ed uscita dei dipendenti dalla sede di lavoro. Per poter controllare effettivamente le ore lavorate, ma anche eventuali straordinari, oppure i turni, i sistemi di rilevazione presenze sono assolutamente indispensabili. Fino a qualche anno fa, quando le soluzioni elettroniche erano ancora agli albori, si utilizzavano i fogli excel. Oggi si parla già di biometria per evitare truffe sul lavoro e per controllare al meglio gli accessi.

Questo tema richiede una adeguata contemperazione fra gli interessi personali del dipendente e il rispetto della sua privacy e gli interessi aziendali.

Il datore di lavoro, per mezzo dei sistemi di rilevazione presenze, controlla l’entrata e l’uscita dei dipendenti e rispettivi orari, verifica che i turni siano sempre rispettati e permette anche di usufruire di ferie, variazione di orari, straordinari, permessi e soglie di tolleranza. Insomma, grazie ai sistemi di rilevazione presenze si può sempre avere sotto controllo la presenza delle risorse in sede. Un sistema di questo tipo funziona attraverso diversi mezzi: quali sono? Lo abbiamo chiesto a Valerio Negri di valeprog, esperto in sistemi di rilevazione presenza.

Funzionamento dei sistemi di rilevazione presenze

I sistemi di rilevazione presenze funzionano in genere per mezzo di una tessera elettronica il cui utilizzo è completamente personale. La tessera elettronica viene consegnata dal datore di lavoro e serve appunto per timbrare l’accesso nel luogo di lavoro, all’entrata ed all’uscita, ed è sempre connessa al dipendente, e va utilizzata sotto la sua responsabilità. Le aziende sono in genere dotate di sistemi di rilevazione elettronica che permettono di registrare l’ingresso e l’uscita del dipendente, per sapere chi si trovava in un certo giorno all’interno dell’azienda. I dati che sono immessi in questo modo nel terminale sono inviati su un server che li elabora e li utilizza per formulare il cedolino delle ore lavorate e dello stipendio. I vantaggi dei sistemi di rilevazione presenze sono sicuramente quelli di consentire una rilevazione precisa, rapida e puntuale della presenza del dipendente, qualsiasi sia l’orario di ingresso ed uscita. In questo modo si riduce anche il carico di lavoro sull’amministrazione. Il software di rilevazione della presenza è in genere accessibile direttamente da parte del dipendente il quale può così sempre controllare la sua assenza o i giorni lavorati e segnalare eventuali errori.

Il sistema in questione oggi come oggi è quasi sempre automatico, per evitare errori e dimenticanze. I sistemi di rilevazione presenze sono quindi sistemi che consentono di dare un valore aggiunto all’utenza perché permettono di gestire al meglio l’anagrafica dell’utente, le ore lavorate, i dati e di elaborarli sul cedolino.

Optare per un software presenze consente ad esempio di ridurre il carico di lavoro, permettendo di tenere sempre sotto controllo le presenze dei dipendenti senza eccessivo sforzo.

In questo modo è possibile integrare i sistemi di rilevazione presenze con quelli di payroll, procedendo all’elaborazione semplice e veloce del cedolino. Il consiglio è quello di permettere sempre l’accesso al software per rilevare le presenze anche al dipendente, in modo che possa sempre tenere sott’occhio la situazione personale. Investire su un prodotto di questo tipo consente di risparmiare tempo e soldi.