Coordinate del facility manager, una professione multidisciplinare

Secondo la definizione dell’IFMA (International Facility Management Association)

il Facility Management è laprofessione che abbraccia molteplici discipline per garantire la funzionalità operativa degli spazi fisici, integrando persone, luoghi, processi e tecnologie.

Dunque il Facility Manager è chiamato a gestire gli edifici e le attività necessarie a renderli operativi, produttivi e sicuri. Non è coinvolto nel core business dell’impresa, ma fa si che gli impiegati possano svolgere al meglio le proprie attività.

Traguardi da raggiungere

Nel dettaglio il professionista dovrebbe raggiungere certe performance, che consentano di qualificarlo agli standard richiesti. Queste performance si esprimono nei seguenti traguardi da raggiungere.

Bassi costi di gestione
Selezionare i fornitori più competitivi, riduzione dei consumi energetici, limitare i guasti e gli eventi bloccanti, attraverso una corretta attività di manutenzione.

Ambienti produttivi
Assicurarsi che le pulizie vengano svolte con regolarità e in modo efficace e che gli impianti del clima e dell’illuminazione siano correttamente funzionanti. Gli ambienti confortevoli assicurano una maggiore produttività dei dipendenti e, per gli edifici commerciali e per le strutture ricettive, rivestono un ruolo centrale. Organizzare al meglio gli spazi fisici e le aree verdi.

Sicurezza elevata
Controllo dei dispositivi di sicurezza, che partono dai presidi antincendio, fino agli impianti di climatizzazione, in grado di fornire aria pulita ed un clima idoneo all’interno dell’edificio. I controlli devono passare necessariamente dalle scadenze normative e da ispezioni regolari.

Ruoli: analista e gestore. Analisi delle necessità aziendali e gestione dei processi e del personale

Il facility manager è chiamato a rivestire il doppio ruolo di analista e gestore. Deve infatti innanzi tutto comprendere le esigenze dell’impresa, intraprendere azioni e misurarne i risultati attraverso metriche e KPI. Questo gli consentirà di selezionare i fornitori migliori, di individuare falle e sprechi, gesire al meglio le criticità e, in alcuni casi, predirle e attenuarle.
D’altra parte l’attività di gestione e coordinamento delle squadre che operano nella struttura è essenziale. Deve assicurarsi che i lavori inerenti le facilities vengano svolti rispettando i contratti di fornitura, in linea con gli standard aziendali. Ha pure il compito di definire le procedure e di ingegnerizzare i processi che coinvolgono i servizi a lui delegati.

Funzioni

Abbiamo definito obbiettivi e ruoli, ma scendiamo nello specifico e inquadriamo le aree funzionali che riguardano il facility manager.

Servizi

Si tratta di supervisionare le attività di pulizia e di manutenzione di spazi e impianti, nonché di gestire le squadre di portierato che si occupano di accoglienza, sorveglianza e sicurezza. E, ancora, occorre controllare gli accessi di visitatori e dipendenti.

Gestione della Manutenzione
Deve preparare checklist per le ispezioni, in modo da rendere più efficiente e controllabile l’attività dei manutentori. Attraverso l’analisi dei KPI può correggere le routine di verifica e prevenire guasti e fermi macchina. Deve contenere i costi attraverso un’oculata scelta dei fornitori e delle utenze.

Gestione degli Asset
Ossia gestione degli impianti e degli immobili. È importante venga mantenuto un archivio di documentazione di tutti gli asset, con la cronologia delle scadenze normative e dei collaudi periodici.

Compiti da Property Manager

Concettualmente le figure del facility manager e del property manager differiscono per compiti.
A differenza di quanto visto per il fm, il property manager, si occupa dell’ambito finanziario degli asset di proprietà dell’azienda. Deve infatti gestire i contratti di locazione, i contratti con appaltatori e agenzie assicurative, di inviare solleciti e avviare eventuali contenziosi.

Nella pratica le due figure vanno invece a fondersi, in quanto è preferibile un’unica figura a quella di più interlocutori frammentati. Infatti, qualora l’intervento lo richieda, il manager può avvalersi della consulenza di un avvocato, come ad esempio nella gestione dei contenziosi o nella preparazione dei contratti.

Strumenti software di supporto

I compiti che sono delegati al facility manager, come abbiamo visto, sono molteplici, si interecano ed hanno la necessità di essere richiamati ed analizzati.
Si può pensare di fare a meno di strumenti di supporto adeguati ed utilizzare agende, fogli excel ed email. La verità è che esistono strumenti informatici per facility manager come Pa-TRON di Connessioni Aperte in grado di semplificare di molto i processi che coinvolgono il fm e i suoi collaboratori.
Preparare le checklist sulle ispezioni dei manutentori, degli staff della sicurezza e delle pulizie.
Consentire alle squadre di operare in autonomia e di compilare le checklist, per un lavoro più performante e per una supervisione immediata.
Programmare e periodicizzare i vari interventi.
Condividere report e segnalazioni con le persone coinvolte.
Analizzare le metriche e i KPI in tempo reale e ricevere periodici resoconti via email
Tenere sotto controllo i costi di gestione, monitorando budget e spese extra.
Gestire tutta la documentazione e classificare contratti, fatture, collaudi, firmare rapportini e condividere via email o tramite chat.