Email aziendale, come si usa in maniera professionale? I consigli degli esperti

Le email aziendali sono uno tra i primi segnali di professionalità di ogni persona, in ambito lavorativo. È uno tra i mezzi di comunicazione online a disposizione e maggiormente utilizzato, ideale per l’invio di documenti e testi.

Nel passato, questo strumento era poco utilizzato e considerato un fattore aggiuntivo da prendere in considerazione. Oggi, l’era tecnologica di riferimento, impone di essere sempre presenti e di saper mandare una mail professionale rispettando comunicazione e linee guida principali.

Scopriamo insieme come si utilizza, i vantaggi e come proteggere la email aziendale.

Come si usa e si protegge un indirizzo mail aziendale

L’email aziendale è resa professionale da alcune caratteristiche primarie, necessarie per una comunicazione fluida e continuativa. A differenza di quella personale, la mail aziendale deve contenere una firma completa con rimando all’indirizzo web di riferimento.

Non solo, il testo dovrà essere formale e completo di ogni informazione con utilizzo di linguaggio adatto alla circostanza. Gli allegati dovranno essere rinominati, così che il destinatario possa salvarli velocemente.

Un occhio attento anche all’oggetto che dovrà essere conciso rispecchiando il tema della mail che si sta inviando. In questi ultimi anni è cresciuto esponenzialmente l’uso delle mail, per una comunicazione di tipo professionale e personale.

Prima di conoscere i vantaggi di un buon uso della mail aziendale è bene capire come proteggerla. Hacker e malintenzionati hanno sviluppato programmi e modalità atte a rubare i dati personali/sensibili, conservati all’interno dei server. Lo spam non è più solo un concentrato di messaggi pubblicitari invasivi, ma anche link che possono trasformarsi in maleware. Alcuni testi, inoltre, invitano i destinatari a completare un form per “riattivare” il proprio conto postale o bancario. Non è una questione da sottovalutare e per capire bene che cosa sia lo spam e come proteggersi, clicca qui così da ottenere tutte le risposte alle tante domande in merito all’argomento.

Email aziendale, vantaggi e caratteristiche

Quando si parla di email aziendale, la giurisprudenza italiana che tratta gli strumenti informatici evidenzia che, questi ultimi e le caselle mail, non siano di proprietà del singolo lavoratore.

Questi account sono a disposizione per accesso da parte di superiori o terze persone dell’azienda, a prescindere dalla identità e qualifica. Un messaggio deve essere sempre letto, preso in carica e avere una risposta adeguata in tempi brevi.

Ma quali sono i vantaggi di una email aziendale?

• Indirizzo univoco per identificare l’azienda, con il nome del dominio che riprende quello della propria realtà. È sinonimo di professionalità ed è un valore aggiunto per i clienti;
• Accesso online con contatto diretto con tutti i membri del team, fornitori, clienti e partners. Inoltre, si possono programmare delle riunioni con condivisione del calendario e documenti;
• È altamente sicura e affidabile, avvalendosi di strumenti specifici per bloccare la posta indesiderata o possibili minacce di virus;
• Mail e calendario sono a disposizione in ogni momento e in qualsiasi luogo grazie ad una connessione internet;
• A disposizione di altri membri dello staff, così che i messaggi siano costantemente monitorati anche in caso di assenza.