Le linee guida della Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei

L’integrazione digitale dei documenti cartacei permette di incrementare l’efficienza e l’operatività nelle aziende, che dal punto di vista organizzativo si stanno muovendo verso l’attuazione della dematerializzazione e la conservazione sostitutiva, che favorirebbero una maggiore economia di spazio, tempo e risorse. Questa semplificazione dei processi organizzativi, sta avvenendo sia all’interno di aziende private che di quelle della pubblica amministrazione, dove sempre più di frequente viene richiesto l’intervento di specialisti appsitaente preparati e in grado di supportare il conseguimento di oneri legati all’attuazione di questo processo.

Il significato della Conservazione o Archiviazione Sostitutiva

Gestire elettronicamente i documenti, ovvero, applicare la Conservazione Sostitutiva, vuol dire andare incontro a una realtà innovativa in ottica digitale, dove la conversione “materica” dei documenti fiscali o delle fatture, si attua nello “stato” che da cartacei diventano digitali.

Questa trasformazione della documentazione cartacea in file digitali, richiede competenze informatiche e legali, che solo gli esperti del settore, come ad esempio i professionisti di Savino Solution, possono mettere in pratica in maniera efficiente, permettendo di sviluppare un sistema di informazioni, facili da condividere e reperire.

L’utilizzo di metadati scansionati da specifici software di fatto velocizza molte delle attività e operazioni, che comunque, all’interno del procedimento devono essere regolamentate dalla normativa italiana e da quella europea, con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione dei documenti elettronici, attraverso soluzioni che hanno valore legale e probatorio grazie al rispetto di specifiche condizioni.

I tre momenti del processo dell’Archiviazione Sostitutiva

La conservazione digitale si contraddistingue in tre principali momenti: il versamento o acquisizione, l’archiviazione e la conservazione o distribuzione.

Il primo momento è l’acquisizione, che è caratterizzata dalla conversione dei documenti cartacei in digitale, grazie alla scansione attuata attraverso il software di riconoscimento ottico. Dopo questa fase, detta anche, versamento, appunto dove avviene la trasformazione dei dati analogici in dati digitali, segue la verifica dei requisiti tecnici e normativi e il responsabile si preoccupa di stilare il “rapporto di versamento” firmato da egli stesso.

Il secondo momento è relativo al punto di vista gestionale, qui il documento viene processato dal sistema di archiviazione digitale per organizzarlo e successivamente verificarlo, seguendo appunto le normative previste dal sistema di conservazione. Anche in questa fase è prevista la firma del responsabile e la marca temporale per attestare il processo.

L’ultimo momento è la conservazione sostitutiva o conservazione digitale, qui le procedure informatiche attribuiscono valore legale, civile e fiscale ai documenti digitali, tramutandoli effettivamente in materiale valevole come cartaceo, che successivamente può essere predisposto per la distribuzione, in seguito a precise richieste o ricerche. Il responsabile della conservazione firma il procedimento per attestarne l’atto.

Perché è importante la figura del responsabile della Conservazione Sostitutiva?

Il responsabile dell’Archiviazione Sostitutiva è fondamentale e la sua presenza è prevista dalla normativa. Egli si incarica di doveri relativi al controllo delle attività del processo di dematerializzazione. Non di rado, per sopperire ai costi aziendali, questo incarico viene attribuito a un esperto esterno all’azienda, che si incarica di assumere responsabilità regolate dall’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.

Infatti, il “marchio” di garanzia di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento, sarà la firma digitale, o grafometrica, eseguita dal responsabile, proprio come le norme giuridiche relative all’Archiviazione elettronica dei documenti prevedono.

L’assunzione di tali responsabilità rappresenta un passo innovativo verso la dematerializzazione dei documenti, con conseguenze non indifferenti sulla riduzione di costi di stampa, archiviazione e gestione. Attività, queste ultime, che saranno ulteriormente facilitate attraverso l’utilizzo di gestionali e CMS (Content Management System) utili all’efficace recupero e ricerca dei dati e delle informazioni.